La meeting industry italiana, dopo il lungo arresto forzato dovuto alle norme di sicurezza imposte dalla pandemia, nel luglio 2021 è ripartita pur con capienze ridotte nelle sale.
La rilevazione effettuata presso le diverse tipologie di sedi presenti sul territorio nazionale, per un totale di 5.443 sedi contattate, ha consentito di stimare che il 47,5% delle sedi italiane pur risultando aperte non abbia ospitato alcun evento. In particolare, la distribuzione delle sedi con almeno un evento presenta differenze statisticamente significative sia in base all’area geografica – toccando la quota maggiore al Nord (il 58,7% delle sedi complessivamente presenti nell’area) –, sia in base alla tipologia di sede con i centri congressi e le sedi fieristico congressuali che hanno ospitato almeno un evento nelle percentuali maggiori (rispettivamente nel 79,3% e nel 74,7% dei casi) e gli alberghi con sale meeting che sono risultate attive solo nel 48,1% dei casi.
Dalla ricerca è emerso che nel 2021 in Italia sono stati complessivamente realizzati 86.438 eventi in presenza o in formato ibrido con un minimo di 10 partecipanti ciascuno e della durata minima di 4 ore (+23,7% rispetto al 2020 e -80% rispetto al 2019) (fig. 1), per un totale di 4.585.433 partecipanti in presenza (+14,7% rispetto al 2020 e -84,2% rispetto al 2019) – mediamente 53 persone per evento – e 6.798.425 presenze (+16,3% rispetto al 2020 e -84,3% rispetto al 2019).
La durata media degli eventi è risultata pari a 1,34 giorni, analoga a quella del 2020 (1,36) e in leggera diminuzione rispetto al valore riscontrato nel 2019 (1,42).
Figura 1 - L’andamento degli eventi nel periodo 2014-2021 in Italia
Nel 2021 il 67,6% delle strutture per congressi ed eventi italiane, che hanno ospitato almeno un evento, è stata sede di eventi ibridi, ossia con partecipanti sia in presenza che collegati in remoto; tale percentuale risulta pari all’84,5% presso i centri congressuali e fieristici. Una stima del numero complessivo di eventi ibridi ospitati nelle sedi per congressi ed eventi è resa difficile dalla disomogeneità delle strutture; tuttavia, si ipotizza che presso le sedi dell’universo considerato siano stati realizzati circa 17.900 eventi ibridi, ossia il 20,7% del totale degli eventi registrati in Italia.
Il mercato dei congressi e degli eventi ha presentato anche nel 2021 significative differenze per area geografica.
Il Nord, che concentra il 52,5% delle sedi, ha ospitato il 65,2% degli 86.438 eventi in presenza o in formato ibrido stimati a livello nazionale, con un aumento rispetto al 2020 pari al 28,9% (-77,3% rispetto al 2019).
Il Centro, che possiede il 25,5% delle sedi, ha ospitato il 21,8% degli eventi complessivi, con un aumento rispetto al 2020 pari al 15,7% (-82,4% rispetto al 2019).
Il Sud, che dispone del 13,9% delle sedi, ha ospitato il 9,4% degli eventi, registrando il minore incremento rispetto al 2020 (+13,2%).
Le Isole, con l’8,1% delle sedi, hanno ospitato il 3,6% degli eventi e il 2,8% dei partecipanti; nonostante gli incrementi registrati rispetto al 2020 in termini di numero di eventi (+15,9%) e soprattutto di partecipanti (+35,7%), le Isole rimangono l’area che ha risentito maggiormente della pandemia subendo un decremento rispetto al 2019 pari al -89% in termini di eventi e pari al -89,7% in termini di partecipanti.
In Italia l’attività dei congressi e degli eventi presenta tradizionalmente differenze significative a seconda della tipologia di struttura.
Gli alberghi congressuali, che rappresentano il 68,4% di tutte le sedi analizzate, hanno concentrano il 72,8% degli eventi totali (contro l’80,9% del 2019), il 49,3% dei partecipanti e il 46,8% delle presenze. Gli alberghi, già notevolmente colpiti nel 2020, quando avevano ospitato l’84,5% di eventi in meno rispetto al 2019, rimangono nel 2021 la tipologia di sede maggiormente danneggiata dalla pandemia (-82% di eventi e -87,5% di presenze rispetto al 2019): a essere colpite sono sia le strutture di piccole dimensioni, ossia con una capacità complessiva massima di meno di 100 posti (il 28% degli alberghi totali), fortemente penalizzate dalle norme di distanziamento anti covid, sia gli alberghi con una capacità complessiva massima di oltre 2.500 posti che ospitavano grandi congressi internazionali e nel 2021 registrano un calo di eventi pari al -83,4% rispetto al 2019.
I centri congressi e le sedi fieristico congressuali, che costituiscono il 2,3% delle sedi analizzate, hanno ospitato il 4,4% degli eventi totali, il 18,8% dei partecipanti e il 25,3% delle presenze totali, registrando tra le diverse tipologie di sede la minore riduzione di presenze rispetto al 2019 (-77,5%).
Le dimore storiche non alberghiere (abbazie, castelli, antiche locande e casali, palazzi storici, ville, ecc.), che rappresentano il 7,8% delle sedi considerate, hanno ospitato il 3,6% degli eventi, registrando l’incremento maggiore tra le diverse tipologie di sedi (+67,8% rispetto al 2020), probabilmente avvantaggiate dalla disponibilità di ampi spazi all’aperto.
Le altre sedi (sedi istituzionali, spazi non convenzionali, arene e centri sportivi, teatri, cinema e auditori), che rappresentano il 21,5% delle sedi considerate, hanno ospitato il 19,2% degli eventi (-71,2% rispetto al 2019), il 27,5% dei partecipanti (-82,2%) e il 24,2% delle presenze (-82,1%). Al loro interno i risultati migliori sono stati ottenuti dalle sedi istituzionali e dagli altri spazi per eventi (edifici pubblici, centri culturali, sedi universitarie, sedi camerali, centri studi, accademie, musei, sale di istituti ospedalieri, ecc.), che costituiscono il 10,6% del totale delle strutture esaminate e che hanno ospitato il 10,8% degli eventi totali, l’11,9% dei partecipanti e l’11,1% delle presenze totali.
Gli spazi non convenzionali (sedi aziendali, parchi divertimenti, centri commerciali, stabilimenti termali, luoghi di enti religiosi, tenute agricole, ecc.), che rappresentano il 6,9% delle sedi considerate, hanno realizzato il 6,2% degli eventi e il 7,6% dei partecipanti.
Le arene e i centri sportivi, che rappresentano lo 0,7% delle sedi analizzate, hanno ospitato lo 0,2% degli eventi con un andamento stabile rispetto al 2020 e il 3,3% dei partecipanti totali, risultando l’unica tipologia di sede con una diminuzione del numero di partecipanti rispetto al 2020.
Infine, i teatri, cinema e auditori, che rappresentano il 3,3% delle sedi analizzate, hanno registrato risultati notevolmente migliori rispetto al 2020, ottenendo una quota del 2% in termini di eventi, del 4,7% in termini di partecipanti e del 3,5% rispetto alle presenze totali.
Le norme in essere nel 2021 che regolamentavano gli spostamenti tra stati e regioni hanno fatto sì che la maggior parte degli eventi abbia avuto una dimensione locale, cioè con partecipanti provenienti prevalentemente della stessa regione della sede ospitante: infatti per il 71,8% delle sedi almeno la metà degli eventi ospitati ha avuto un ambito di riferimento locale.
Gli eventi nazionali (con partecipanti provenienti prevalentemente da fuori regione) hanno rappresentato almeno la metà del totale per il 42,4% delle sedi, mentre gli internazionali sono stati ospitati solo dal 38,3% delle sedi, per l’84,8% delle quali hanno rappresentato meno di un quarto degli eventi totali.
La riduzione del mercato internazionale ha inciso anche sulla tipologia degli eventi ospitati in Italia nel 2021. Infatti, i congressi associativi hanno rappresentato meno del 25% degli eventi ospitati per il 44,5% delle sedi rispondenti; gli eventi aziendali, invece, hanno rappresentato più della metà per il 63% delle sedi rispondenti.
Le prospettive future del mercato
Per quanto riguarda le prospettive future (fig. 2), il 39,9% delle sedi cha hanno partecipato alla rilevazione prevede di poter tornare al livello di eventi ospitati in presenza nel periodo pre-Covid nel 2022 (il 10,4% già nel primo semestre e il 29,5% nel secondo semestre), mentre il 37,2% delle sedi ritiene di raggiungere tale livello nel 2023 (il 23,9% nel primo semestre e il 13,3% nel secondo); il 6,7% dei rispondenti presume di incontrare maggiori difficoltà e pertanto non prevede di poter tornare al livello ottenuto prima della pandemia se non a partire dal 2024; infine, il 16,2% dei rispondenti dichiara di non essere in grado ancora di formulare una previsione.
Figura 2 - Le previsioni delle sedi sul ritorno al numero di meeting in presenza ospitati nel periodo pre-Covid
La raccolta dei dati è avvenuta nel periodo febbraio-aprile 2022 e si è avvalsa di un questionario distribuito online a 5.443 sedi operanti in Italia nel settore dei congressi e degli eventi.
La raccolta dei dati ha riguardato tutti gli incontri (totalmente in presenza o ibridi) della durata di almeno 4 ore e con un minimo di 10 partecipanti, realizzati allo scopo di condividere idee e conoscenze, condurre affari o socializzare, con l’esclusione di mostre, esposizioni ed eventi privati (quali matrimoni o altre celebrazioni non aziendali) e di concerti o spettacoli se rappresentano l’attività principale della sede (come nel caso di teatri, arene, cinema, ecc.).
Alla ricerca hanno partecipato 635 sedi, pari all’11,7% di quelle contattate; le percentuali di risposta sono state particolarmente alte presso le sedi fieristico congressuali (il 46,9%), i centri congressi (il 34,7%), i teatri, cinema e auditori (il 26,4%) e le sedi istituzionali (il 23,1%).
Le sedi rispondenti presentano mediamente un numero complessivo di posti offerti statisticamente maggiore rispetto a quello delle sedi non rispondenti; questa circostanza è stata considerata nella predisposizione delle stime, che sono state effettuate stratificando l’universo per area geografica, tipologia di sede e capacità massima complessiva.
Le risposte ottenute sono in grado di rappresentare in modo statisticamente significativo l’universo di riferimento a un livello di probabilità del 95% e con un errore massimo ammesso del 9,6%.
